Pengelolaan Proyek SI (software)

Apa saja yang perlu diperhatikan jika anda membuat disain sistem/ software (menurut kaidah-kaidah pembuatan software).

Efektif - Efisien.

Dengan Standar Operating Procedure ( SOP ) yang jelas maka karyawan akan lebih efektif langsung ke tujuan yang dibutuhkan pelanggan tanpa ada delay untuk proses yang berbelit belit. Dengan efektifitas yang baik sudah barang tentu perusahaan anda akan lebih baik citranya di mata customer anda.

Tanggung jawab antara satu karyawan dengan karyawan yang lain akan terlihat secara jelas apabila ada delay di salah satu bagian untuk proses tertentu. Misalnya apakah suatu proses berhenti pada proses perijinan - pergudangan - pengiriman bisa di monitor secara jelas dalam suatu system perangkat lunak. Ini merupakan suatu efisiensi yang besar dalam pengelolaan sebuah kinerja suatu usaha / institusi.

Lebih Hemat

Penerapan Perangkat Lunak ( Software ) yang tepat dapat menghemat pengeluaran misalnya dalam hal pencetakan dokumen.  Dokumen akan dicetak sesuai dengan kebutuhan saja untuk yang membutuhkan. Pihak pimpinan tidak perlu mendapatkan dokumen cetak apabila untuk laporan sesaat saja karena semua informasi sudah bisa di dapatkan melalui Perangkat lunak Anda.

Selain itu dengan Perangkat Lunak yang tepat dapat menghemat biaya komunikasi. Misalnya antara pimpinan dengan bawahan akan melihat data di perangkat lunak dan tanpa komunikasi keduanya juga akan sama sama paham untuk menindaklanjutinya. Begitu juga antara Kantor Cabang dan Kantor Pusat. Hal ini akan mengurangi biaya komunikasi voice antara satu karyawan dengan karyawan lain di beda kantor. Penghematan dalam artian cost telepon dan efisiensi waktu kerja karyawan.

Terdokumentasi

Semua catatan / informasi dari sebuah transaksi dengan pelanggan tidak akan bertebaran kemana mana, karena semua data telah di organisasi dengan baik dengan sebuah database yang menangani transaksi tersebut. Untuk tahun tahun yang sudah berjalan, data tersebut dapat di arsipkan dan di backup untuk kepentingan auditor sewaktu waktu.

 Kredibilitas lebih baik ke Customer

Semua informasi rekam jejak dari customer didokumentasikan dengan baik oleh Perangkat Lunak, dan dengan sistem yang baik informasi tersebut dapat disajikan dalam hitungan detik untuk menunjang kebutuhan informasi ke customer. Customer yang nyaman, akurat dan cepat di layani akan meningkatkan kredibilitas perusahaan / institusi anda.

Akuntable dan Auditable

Informasi mengenai data rekam jejak Pelanggan, Barang, Keuangan, Semuanya bersifat akuntable  (dapat dihitung secara uptodate) tanpa bantuan karyawan misalnya jumlah stok barang A atau Kondisi keuangan pada saat tanggal sekian dapat diketahui dengan sangat mudah.

Selain itu dengan bantuan Perangkat Lunak semua informasi auditable ( Dapat diaudit ) dengan mudah dan terdokumentasi. Misalnya ketidak sesuaian keuangan antara sistem keuangan dengan aslinya dapat ditelusuri dengan mudah sehingga terjadi kejelasan kinerja dari suatu bagian.

Lebih cepat dalam Pengambilan Keputusan.

Dengan perubahan informasi yang cepat diketahui, pihak Executive / Manajemen akan lebih cepat mengambil tindakan terkait dengan kondisi yang sebenarnya. Misalnya Fluktuasi harga barang yang tidak menentu dibanding dengan jumlah stok yang kurang memadai maka pihak manajemen akan mampu untuk menyikapinya dengan responsif.

Informasi Data secara Realtime.

Informasi akan lebih mudah diakses secara Realtime dengan Software / Perangkat Lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Contohnya adalah informasi Stok Barang A pada tanggal dan Jam sekian akan lebih mudah memantaunya karena data stok barang merupakan pengurangan pemakaian stok barang.

Otomatisasi System Usaha.

Informasi Pelanggan akan secara otomatis di delegasikan kepada pegawai yang tepat. Dan setiap proses di suatu bagian selesai akan memberikan notifikasi otomatis ke bagian selanjutnya.

Dapat diakses dimana saja dan oleh siapa saja yang berhak.

Informasi dari perangkat lunak tersebut dapat di buat private / dapat diakses oleh orang tertentu saja. Informasi tersebut juga dapat di buat publik untuk bagian tertentu saja sesuai dengan kebutuhan informasi pelanggan atau pihak manajemen lain di kantor pusat.

 Aspek aspek yang perlu diperhatikan dalam membuat Perangkat Lunak

1.      Logika / Alur Program yang Tepat.

2.      Inti dari sebuah software adalah logika 

3.      Bahasa Pemrograman yang sesuai dengan Kebutuhan

Pemilihan Bahasa pemrograman yang sesuai kebutuhan merupakan sesuatu yang penting dilakukan diawal dalam tahapan Analisa kebutuhan pembuatan software. beberapa pertimbanganya adalah sebagai berikut : 

1.      Apakah software tersebut harus dapat diakses oleh siapa saja dan dimana saja.

2.      Berapakah Jumlah transaksi per berapa menitnya untuk software tersebut.

3.      Apakah system tersebut berinteraksi dengan banyak user / ban

4.      Apakah ada sistem otomatisasi seperti tugas yang selalu berjalan setiap jamnya.

5.      Apakah pelanggan mau berinvestasi untuk menggunakan software lisensi seperti    Oracle / Microsoft untuk Database Systemnya.

Sekurity Sistem

Dalam membuat suatu sistem Perangkat Lunak / Software haruslah diperhatikan sisi keamanan dari system tersebut. Mulai dari Setting Server, apabila menggunakan Windows akan banyak sekali virus atau trojan yang siap untuk menghambat keamanan system anda. Apabila menggunakan Server Linux maka harus dikonfigurasi dengan baik karena default dari sistem linux adalah sekuritinya banyak yang terbuka. Oleh karenanya memang harus di cermati dengan seksama sisi ini. Level ini adalah keamanan Jaringan dari suatu sistem

Dari sisi software ada beberapa sisi keamanan yang mungkin akan menjadi celah untuk diretas. Salah satunya adalah karena bug / logika yang kurang sempurna dari developer software tersebut. Oleh karenanya memang harus benar benar diperhatikan rancangan dari sistem tersebut, siapa orang orang yang bertanggung jawab dalam development software tersebut dan bagaimana proses testing terhadap bug tersebut dilakukan. Intinya dalam membuat software tidak hanya asal jadi akan tetapi seberapa bagus logika developer tersebut. Hal ini dapat diketahui dengan portofolio dari developer tersebut.

Ketiga adalah dari sisi Desain Database sebuah software. Apakah desainnya benar benar bagus karena suatu sistem database ini akan menyimpan semua informasi dilingkungan anda. Apabila relasi dan desain datanya kurang begitu sempurna akan menjadikan suatu masalah di kemudian hari.

User Interface yang bagus dan mudah untuk digunakan.

Interaksi antara software dengan pengguna juga sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja dari pengguna software itu sendiri dan sistem secara keseluruhan.

Desain tampilan yang baik - urutan / flow program yang benar merupakan pertimbangan yang harus diperhatikan benar benar dalam proses development sebuah software.

Kesesuaian dengan Kebutuhan

Suatu sistem software haruslah dapat sesuai dengan kebutuhan pelanggan yang memesannya dengan sempurna. Misalnya  untuk akuntansi haruslah dapat menghitung barang barang yang kena pajak dan tidak dikenai pajak dengan sempurna.

Sistem software bukanlah input data - output data. Proses adalah Kuncinya.

Sistem software yang baik tidaklah hanya proses memasukkan / Input data saja kemudian meng-outputkannya saja. Akan tetapi "Proses" transformasi dari data menggunakan rumus - aturan - kaidah kaidah yang berkaitan untuk satu pengguna dan pengguna lainnya adalah suatu hal yang harus diperhitungkan. 

Desain sistem yang modular yang terintegrasi.

Dalam membuat sistem software lebih baik apabila antara satu bagian dengan bagian yang lain terintegrasi secara modular. Misalnya dalam suatu restoran bagian dapur dan penjualan terintegrasi secara sempurna. Dapur mengetahui stok yang masih tersedia sehingga dapat mempersiapkan lebih dini. dalam mengetahui stok tersebut akan lebih baik informasinya melalui software dibandingkan melalui media cetak seperti cetak excel. Inilah yang disebut dengan terintegrasi. 

Selain itu sistem ini haruslah modular. Perubahan dari sistem proses penjualan haruslah minor perubahan pada proses di dapur. Hal ini akan lebih memudahkan apabila akan dikembangkan ke bagian sebelumnya misalnya pergudangan dsb.

Multi User Multi Privillege

Setiap pengguna dari sistem software haruslah mengakomodasi kebutuhan dari pengguna penggunanya. Kebutuhan Penjualan tentulah berbeda dengan kebutuhan pengguna dapur / pergudangan. Kebutuhan User A sebagai karyawan penjualan tentulah berbeda dengan user B yang memiliki wewenang sebagai Pimpinan dalam suatu perusahaan.

Fleksibilitas pengaturan dari masing masing pengguna dengan hak hak aksesnya merupakan sesuatu yang harus diperhatikan dalam software yang baik